Úřední ověření nebo legalizace ověřených kopií

Podle ustanovení pravidla 84 odst. 6 a pravidla 89 odst. 5 nařízení Komise (ES) č. 2868/95, kterým se provádí nařízení Rady o ochranné známce Evropské unie, a čl. 74 odst. 4 a 5 nařízení Komise (ES) č. 2245/2002, kterým se provádí nařízení Rady o průmyslových vzorech Společenství, Úřad Evropské unie pro duševní vlastnictví (EUIPO) vydává ověřené kopie přihlášek, osvědčení o zápisu nebo jiných dokumentů souvisejících s jeho činností, jakož i ověřené výpisy z rejstříku ochranných známek Evropské unie a rejstříku průmyslových vzorů Společenství.

Některé třetí země navíc požadují, aby ověřené kopie byly úředně ověřeny nebo legalizovány předtím, než je přijmou jako základ pro uplatnění práva přednosti u svého vnitrostátního úřadu nebo pro uplatnění jakéhokoli jiného nároku u svých orgánů.

Za tímto účelem Evropská komise dne 19. září 2000 schválila postup (zveřejněný v Úředním věstníku Evropské unie), kterým pověřuje vedoucího zastoupení Evropské komise ve Španělsku ověřováním podpisů na dokumentech vydaných úřadem EUIPO.

Postup

Žádosti o ověření kopií je třeba zaslat úřadu EUIPO na příslušném formuláři „žádost o nahlédnutí do spisu", přičemž se v příslušné kolonce uvede, že kopie jsou určeny k podání přihlášky ve třetí zemi, ve které se požaduje jejich úřední ověření. V příslušné kolonce formuláře je třeba také uvést třetí zemi (země), pro kterou (které) je legalizace požadována.

Úřad EUIPO poté obvyklým způsobem vydá ověřené kopie a zašle je zastoupení Evropské komise ve Španělsku na adresu:

Úřad EUIPO kromě toho přihlašovateli písemně oznámí, že požadované dokumenty byly odeslány zastoupení.

Jakmile zastoupení obdrží od úřadu EUIPO příslušné dokumenty, vedoucí zastoupení ověří pravost podpisů na nich. Poté budou dokumenty zaslány na adresu, kterou přihlašovatel uvedl v původní žádosti o nahlédnutí do spisu, případně je možné si je vyzvednout osobně na zastoupení Evropské komise v Madridu.

Pokud přihlašovatel již ověřenou kopii má, může ji zastoupení v Madridu zaslat poštou nebo ji tam doručit osobně. K dokumentům, které se mají legalizovat, je třeba přiložit dopis, ve kterém se uvede, kdo o jejich legalizaci žádá (poštovní adresa a kontaktní osoby), země, ve kterých se legalizované dokumenty použijí, a buď adresa, na kterou mají být legalizované dokumenty zaslány, nebo (pokud se upřednostňuje jejich osobní vyzvednutí) telefonní číslo kontaktní osoby.

Je třeba dbát na to, aby ověřené kopie stažené přímo z internetových stránek úřadu EUIPO vykazovaly dobrou kvalitu pro tisk a byly řádně sešity nebo svázány.

Po obdržení legalizovaných dokumentů od zastoupení Evropské komise se přihlašovatel musí řídit příslušnými postupy velvyslanectví nebo konzulátu třetí země (ve které budou dokumenty použity) ve Španělsku. Mnoho zemí vyžaduje také následnou legalizaci dokumentů španělským ministerstvem zahraničních věcí. Teprve poté dokumenty přijmou.

Doporučujeme tedy přihlašovatelům, aby se v případě nejasností ohledně uplatňovaného postupu obrátili na velvyslanectví dotčené třetí země. Kontaktní adresy velvyslanectví pověřených zemí ve Španělsku.

Na závěr bychom vás rádi upozornili, že ani úřad EUIPO, ani Komise nenesou odpovědnost za postupy nebo rozhodnutí úřadů třetích zemí v souvislosti s legalizací dokumentů vydaných úřadem EUIPO.