Öffentliche Beglaubigung oder Überbeglaubigung amtlich beglaubigter Kopien

Gemäß Regel 84 Absatz 6 und Regel 89 Absatz 5 der Verordnung (EG) Nr. 2868/95 der Kommission zur Durchführung der Verordnung des Rates über die Gemeinschaftsmarke sowie gemäß Artikel 74 Absätze 4 und 5 der Verordnung (EG) Nr. 2245/2002 der Kommission zur Durchführung der Verordnung des Rates über Gemeinschaftsgeschmacksmuster stellt das Amt der Europäischen Union für geistiges Eigentum (EUIPO) beglaubigte Kopien der Anmeldungen, der Eintragungsurkunden oder von Unterlagen zu Angelegenheiten, die es bearbeitet, sowie beglaubigte Auszüge aus dem Register für Unionsmarken oder Gemeinschaftsgeschmacksmuster aus.

Einige Drittstaaten verlangen zusätzlich, dass amtlich beglaubigte Kopien öffentlich beglaubigt oder überbeglaubigt werden, bevor sie diese als Grundlage für einen Prioritätsanspruch vor ihrem nationalen Amt oder für jegliche andere Ansprüche vor nationalen Behörden akzeptieren.

Die Europäische Kommission hat zu diesem Zweck am 19. September 2000 ein im Amtsblatt der Europäischen Union veröffentlichtes Verfahren festgelegt, demzufolge der Leiter der Vertretung der Europäischen Kommission in Spanien berechtigt ist, die Unterschrift auf den vom EUIPO ausgestellten Dokumenten öffentlich zu beglaubigen.

Verfahren

Der Antrag auf Ausstellung beglaubigter Kopien ist unter Verwendung des Formulars „Antrag auf Akteneinsicht" an das EUIPO zu richten, und im entsprechenden Absatz ist anzugeben, dass die Kopien zur Vorlage in einem Drittstaat bestimmt sind, der eine öffentliche Beglaubigung der Kopien verlangt; der/die betreffende/n Drittstaat/en ist/sind in diesem Zusammenhang ebenfalls an geeigneter Stelle anzugeben.

Danach stellt das EUIPO die beglaubigten Kopien in der üblichen Form aus und sendet sie an die Vertretung der Europäischen Kommission in Spanien an folgende Anschrift:

Das EUIPO sendet dem Antragssteller ferner ein Schreiben, in dem ihm mitgeteilt wird, dass die beantragten Dokumente an die Vertretung übersandt wurden.

Sobald die Vertretung die Unterlagen vom EUIPO erhalten hat, bestätigt der Leiter der Vertretung die Echtheit der Unterschrift auf den Dokumenten. Dann schließlich werden die Dokumente an die vom Antragsteller auf dem ursprünglichen Akteneinsichtsformular angegebene Anschrift gesandt; auf Wunsch kann der Antragsteller die Dokumente auch persönlich bei der Vertretung der Europäischen Kommission in Madrid abholen.

Falls der Antragssteller bereits in Besitz einer beglaubigten Kopie ist, kann diese direkt per Post zugesandt oder bei der Vertretung des Amtes in Madrid persönlich vorgelegt werden. Der Antragssteller hat den zu beglaubigenden Dokumenten ein Schreiben mit folgenden Angaben beizulegen: Wer die Beglaubigung beantragt (Postanschrift und Kontaktpersonen), das Land, für das die Beglaubigung benötigt wird, die Adresse, an die das beglaubigte Dokument zu senden ist, oder eine Angabe, dass das Dokument persönlich abgeholt wird, sowie eine Kontakttelefonnummer.

Bei beglaubigten Kopien, die direkt von der Website des EUIPO heruntergeladen werden, ist darauf zu achten, dass die Druckqualität gut ist und die Kopien ordnungsgemäß geheftet oder gebunden sind.

Wichtig ist, dass nach Erhalt der von der Vertretung der Europäischen Kommission ausgestellten Überbeglaubigung der Antragssteller selbst die Formalitäten bei der Botschaft bzw. beim Konsulat des Drittstaats (für den die Dokumente bestimmt sind) in Spanien weiterbetreiben muss. Viele Länder verlangen zusätzlich noch eine weitere Überbeglaubigung durch das spanische Außenministerium, bevor sie die Dokumente akzeptieren.

Deshalb empfehlen wir Antragsstellern, sich bei allen Unklarheiten bezüglich der Vorgehensweise mit der diplomatischen Vertretung des Drittstaats in Verbindung zu setzen. Kontaktadressen der Botschaften der in Spanien akkreditierten Drittstaaten

Bitte berücksichtigen Sie, dass weder das EUIPO noch die Kommission für die Praxis oder die Entscheidungen der Behörden von Drittstaaten im Zusammenhang mit der Überbeglaubigung der vom EUIPO ausgestellten Dokumente verantwortlich sind.