Πιστοποίηση γνησιότητας ή θεώρηση επικυρωμένων αντιγράφων

Σύμφωνα με τις διατάξεις του κανόνα 84 παράγραφος 6 και του κανόνα 89 παράγραφος 5 του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 2868/95 της Επιτροπής περί της εφαρμογής του κανονισμού του Συμβουλίου για το σήμα της Ευρωπαϊκής Ένωσης, καθώς και τις διατάξεις του άρθρου 74, παράγραφοι (4) και (5) του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 2245/2002 της Επιτροπής, σχετικά με την εφαρμογή του κανονισμού του Συμβουλίου για τα κοινοτικά σχέδια και υποδείγματα, το Γραφείο Διανοητικής Ιδιοκτησίας της Ευρωπαϊκής Ένωσης (EUIPO) εκδίδει επικυρωμένα αντίγραφα των αιτήσεων, πιστοποιητικά καταχώρισης ή πιστοποιητικά των εγγράφων των φακέλων που χειρίζεται το Γραφείο, καθώς και επικυρωμένα αποσπάσματα από το μητρώο των σημάτων της ΕΕ ή το μητρώο των σχεδίων και υποδειγμάτων.

Επίσης, ορισμένες τρίτες χώρες δέχονται ως αποδεικτικά για τη διεκδίκηση προτεραιότητας ενώπιον του εθνικού γραφείου ΔΙ ή για οποιαδήποτε άλλη διεκδίκηση ενώπιον των εθνικών αρχών τους μόνο επικυρωμένα αντίγραφα τα οποία συνοδεύονται από πιστοποίηση γνησιότητας ή θεώρηση.

Για τον σκοπό αυτό, στις 19 Σεπτεμβρίου 2000, η Ευρωπαϊκή Επιτροπή ενέκρινε διαδικασία με την οποία ο επικεφαλής της Αντιπροσωπείας της Ευρωπαϊκής Επιτροπής στην Ισπανία εξουσιοδοτείται να πιστοποιεί τη γνησιότητα της υπογραφής των εγγράφων που εκδίδει το EUIPO. Η διαδικασία αυτή δημοσιεύθηκε στην Επίσημη Εφημερίδα της Ευρωπαϊκής Ένωσης.

Διαδικασία

Οι αιτήσεις για επικυρωμένα αντίγραφα πρέπει να αποστέλλονται στο EUIPO με τη χρήση του κατάλληλου εντύπου αίτησης για έρευνα φακέλου, προσδιορίζοντας στο σχετικό πεδίο ότι τα αντίγραφα πρόκειται να υποβληθούν σε τρίτη χώρα, στην οποία απαιτείται η πιστοποίηση της γνησιότητας των επικυρωμένων αντιγράφων. Πρέπει επίσης να προσδιορίζεται η τρίτη χώρα/οι τρίτες χώρες στις οποίες απαιτείται η εν λόγω πιστοποίηση του γνησίου.

Το EUIPO θα εκδώσει στη συνέχεια τα επικυρωμένα αντίγραφα με τη συνήθη διαδικασία και θα τα διαβιβάσει στην Αντιπροσωπεία της Ευρωπαϊκής Επιτροπής στην Ισπανία στην ακόλουθη διεύθυνση:

Το EUIPO αποστέλλει επίσης ειδοποίηση στον αιτούντα ενημερώνοντάς τον ότι τα έγγραφα που ζήτησε έχουν σταλεί στην Αντιπροσωπεία.

Μόλις η Αντιπροσωπεία λάβει τα έγγραφα από το Γραφείο, ο επικεφαλής της Αντιπροσωπείας βεβαιώνει τη γνησιότητα της υπογραφής που φέρουν. Τα έγγραφα διαβιβάζονται στη συνέχεια στη διεύθυνση που όρισε ο αιτών στην αρχική αίτηση έρευνας φακέλου ή μπορούν να παραληφθούν αυτοπροσώπως από τον αιτούντα από την Αντιπροσωπεία της Ευρωπαϊκής Επιτροπής στην Μαδρίτη.

Εάν ο αιτών διαθέτει ήδη επικυρωμένο αντίγραφο, μπορεί να το αποστείλει ταχυδρομικώς στην Αντιπροσωπεία στη Μαδρίτη ή να το επιδώσει ο ίδιος. Τα έγγραφα προς θεώρηση πρέπει να συνοδεύονται από επιστολή στην οποία θα αναφέρεται το όνομα του προσώπου που αιτείται τη θεώρηση (ταχυδρομική διεύθυνση και ονοματεπώνυμο των προσώπων επικοινωνίας), η χώρα για την οποία προορίζεται η θεώρηση και είτε η διεύθυνση στην οποία θα αποσταλεί το έγγραφο είτε τηλέφωνο επικοινωνίας, σε περίπτωση που ο αιτών επιθυμεί να παραλάβει αυτοπροσώπως τα έγγραφα.

Πρέπει να διασφαλιστεί ότι τα επικυρωμένα αντίγραφα που μεταφορτώνονται απευθείας από την ιστοσελίδα του EUIPO είναι καλά εκτυπωμένα και προσεκτικά συρραμμένα ή δεμένα.

Μετά τη θεώρηση από την Αντιπροσωπεία της Ευρωπαϊκής Επιτροπής, ο αιτών πρέπει να ακολουθήσει τις διαδικασίες που ισχύουν για την Πρεσβεία ή το Προξενείο της τρίτης χώρας (για την οποία προορίζονται τα έγγραφα) στην Ισπανία. Προτού δεχτούν τέτοια έγγραφα, πολλές χώρες απαιτούν επίσης περαιτέρω θεώρηση από το ισπανικό Υπουργείο Εξωτερικών.

Ως εκ τούτου, συμβουλεύουμε τους αιτούντες να επικοινωνούν με την Πρεσβεία της εν λόγω τρίτης χώρας, εάν έχουν αμφιβολίες ως προς τη διαδικασία που πρέπει να ακολουθηθεί. Διευθύνσεις επικοινωνίας των πρεσβειών των χωρών που είναι διαπιστευμένες στην Ισπανία.

Τέλος, επισημαίνεται ότι ούτε το EUIPO ούτε η Επιτροπή ευθύνονται για τις πρακτικές ή τις αποφάσεις που λαμβάνονται από αρχές τρίτων χωρών σχετικά με τη θεώρηση εγγράφων που εκδίδει το EUIPO.