Kinnitatud koopiate autentimine ja legaliseerimine

Vastavalt komisjoni määruse (EÜ) nr 2868/95 (millega rakendatakse nõukogu määrus Euroopa Liidu kaubamärgi kohta) eeskirja 84 lõikele 6 ning eeskirja 89 lõikele 5 ning komisjoni määruse (EÜ) nr 2245/2002 (millega rakendatakse nõukogu määrus ühenduse disainilahenduse kohta) artikli 74 lõigetele 4 ja 5 väljastab Euroopa Liidu Intellektuaalomandi Amet (EUIPO) oma tegevusvaldkonda kuuluvate taotluste, registreerimistõendite või dokumentide kinnitatud koopiaid ning Euroopa Liidu kaubamärkide või disainilahenduste registri kinnitatud väljavõtteid.

Mõni kolmas riik nõuab oma riiklikus ametis prioriteedi või mis tahes muu nõude aktsepteerimiseks, et kinnitatud koopiad tuleb autentida või legaliseerida.

Sel eesmärgil võttis Euroopa Komisjon 19. septembril 2000 vastu ja avaldas Euroopa Liidu Teatajas menetluse, millega antakse Euroopa Komisjoni Hispaania esinduse juhile õigus tõendada EUIPO väljastatud dokumentide allkirju.

Menetlus

Kinnitatud koopiate taotlused tuleb saata EUIPO-le asjakohasel toimikuga tutvumise taotluse vormil, mille asjakohases osas märgitakse, et koopiad esitatakse kolmandas riigis, kus nõutakse nende autentimist, ja nimetatakse riik/riigid, kes sellist legaliseerimist nõuavad.

EUIPO väljastab seejärel kinnitatud koopiad tavapärasel viisil ja saadab need Euroopa Komisjoni esindusele Hispaanias järgmisele aadressile:

EUIPO saadab lisaks taotlejale teate, et taotletud dokumendid on saadetud esindusele.

Kui esindus on dokumendid EUIPO-lt kätte saanud, kinnitab esinduse juht nendele kantud allkirjade autentsust; seejärel saadetakse dokumendid toimikuga tutvumise originaaltaotluses taotleja märgitud aadressile või antakse taotlejale üle Euroopa Komisjoni Madridi esinduses.

Kui taotlejal on juba kinnitatud koopia, saab selle saata posti teel Madridi esindusse või anda see üle isiklikult. Legaliseeritavatele dokumentidele tuleb lisada kiri, milles märgitakse legaliseerimise taotleja (postiaadress ja kontaktisik), legaliseerimist nõudev riik ja aadress, kuhu dokument saata, või telefoninumber, kui dokumendile tullakse järele isiklikult.

Veenduge, et kinnitatud koopiad, mis laaditakse otse alla EUIPO veebilehelt, oleks hea trükikvaliteediga ja nõuetekohaselt klammerdatud või köidetud.

Pärast legaliseerimist Euroopa Komisjoni esinduses peab taotleja täitma vastavad menetlused kolmanda riigi (dokumentide sihtkoha) saatkonnas või konsulaadis Hispaanias. Enne dokumentide vastuvõtmist nõuavad paljud riigid veel legaliseerimist Hispaania välisministeeriumis.

Soovitame seetõttu menetlusega seotud küsimuste korral pöörduda vastava kolmanda riigi saatkonda. Hispaanias akrediteeritud riikide saatkondade kontaktaadressid.

Juhime tähelepanu, et EUIPO ega komisjon ei vastuta kolmandate riikide tavade või otsuste eest seoses EUIPO väljastatud dokumentide legaliseerimisega.