Oikeaksi todistettujen jäljennösten oikeiksi vahvistaminen tai laillistaminen

Euroopan unionin teollisoikeuksien virasto (EUIPO) antaa oikeaksi todistettuja jäljennöksiä hakemuksista, rekisteröintitodistuksista tai sen käsittelemien asioiden asiakirjoista sekä oikeaksi todistettuja otteita Euroopan unionin tavaramerkkien rekisteristä komission Euroopan unionin tavaramerkistä annetun asetuksen täytäntöönpanosta antaman asetuksen (EY) N:o 2868/95 sääntöjen 84(6) ja 89(5) mukaan sekä komission yhteisömallista annetun neuvoston asetuksen (EY) N:o 6/2002 täytäntöönpanosta antaman asetuksen (EY) N:o 2245/2002 artiklan 74 kohdan 4 ja 5 mukaan.

Jotkin kolmannet maat vaativat, että sellaiset oikeaksi todistetut jäljennökset vahvistetaan aidoiksi tai laillisiksi, ennen kuin niiden perusteella voidaan vaatia etuoikeutta kansallisessa virastossa tai niihin voidaan muulla lailla vedota minkään muun viranomaisen edessä.

Tässä tarkoituksessa Euroopan komissio hyväksyi 19. syyskuuta 2000 Euroopan unionin virallisessa lehdessä julkaistun menettelyn, jonka mukaan Euroopan komission Espanjan edustuston päälliköllä on oikeus todistaa EUIPO:n antamien asiakirjojen allekirjoitusten oikeellisuus.

Menettely

Oikeaksi todistettuja jäljennöksiä koskevat pyynnöt lähetetään EUIPO:on täyttämällä asianmukainen 'application for an Inspection of file' -lomake (hakemus tietojen nähtäville saamiseksi). Sen asiaa koskevassa kohdassa ilmoitetaan, että jäljennökset tarvitaan rekisteröintiin kolmannessa maassa, joka edellyttää niiden oikeaksi todistamista. Lisäksi hakemuksessa on sen asianmukaisessa kohdassa eriteltävä sen maan (maiden) nimi (nimet), joka (jotka) vaativat laillistamista.

Sen jälkeen EUIPO lähettää oikeaksi todistetut asiakirjat Euroopan komission Espanjan edustustoon osoitteeseen

Lisäksi EUIPO lähettää hakijalle ilmoituksen, että pyydetyt asiakirjat on lähetetty edustustoon.

Kun edustusto on saanut EUIPO:n lähettämät asiakirjat, edustuston päällikkö todistaa niissä olevan allekirjoituksen oikeaksi. Sen jälkeen asiakirjat lähetetään hakijan alkuperäisessä nähtäville saamista koskevassa hakemuksessa ilmoittamaan osoitteeseen. Asiakirjat voi myös henkilökohtaisesti hakea Euroopan komission edustustosta Madridissa.

Jos hakijalla on jo oikeaksi todistettu jäljennös, sen voi lähettää postitse Madridin edustustoon tai luovuttaa siellä henkilökohtaisesti. Laillistettaviin asiakirjoihin on liitettävä kirje, josta ilmenee, kuka hakee laillistamista (postiosoite ja yhteystiedot/nimet); maa, jota varten laillistamista haetaan; osoite, johon asiakirja lähetetään, tai yhteyshenkilön puhelinnumero, jos asiakirjat haetaan henkilökohtaisesti.

On huolehdittava siitä, että EUIPOn verkkosivuilta suoraan ladattavien oikeaksi todistettujen jäljennösten laatu on moitteeton ja että ne nidotaan tai sidotaan asianmukaisesti.

Kun hakijalla on Euroopan komission edustuston antama laillistus, hänen on noudatettava kyseisen kolmannen maan (asiakirjojen määränpää) Espanjassa olevan suurlähetystön tai konsulaatin asianmukaisia menettelyjä. Moni maa vaatii, että myös Espanjan ulkoministeriö laillistaa nämä asiakirjat.

Suosittelemme, että hakija ottaa yhteyttä kyseisen kolmannen maan suurlähetystöön mahdollisten menettelyä koskevien kysymysten selventämiseksi. Espanjaan akkreditoitujen maiden suurlähetystöjen yhteystiedot.

Pyydämme ottamaan huomioon, ettei EUIPO eikä Euroopan komissio vastaa kolmansien maiden viranomaisten soveltamista menettelyistä tai niiden tekemistä päätöksistä EUIPO:n asiakirjojen laillistamisen yhteydessä.