Potvrda vjerodostojnosti ili legalizacija ovjerenih preslika

Sukladno odredbama pravila 84. stavka 6. i pravila 89. stavka 5. Uredbe Komisije (EZ) br. 2868/95 o provedbi Uredbe Vijeća o žigu Europske unije te odredbama članka 74. stavaka 4. i 5. Uredbe Komisije (EZ) br. 2245/2002 o provedbi Uredbe Vijeća o dizajnu Zajednice, Ured Europske unije za intelektualno vlasništvo (EUIPO) izdaje ovjerene preslike prijava, potvrda o registraciji ili dokumenata u vezi s pitanjima kojima se bavi kao i izvatke iz registra žigova Europske unije ili registra dizajna Zajednice.

Osim toga, u nekim je trećim zemljama neophodno utvrditi vjerodostojnost ili legalizirati te ovjerene preslike prije nego što ih se prihvati kao osnovu za traženje prava prvenstva pri nacionalnim uredima tih zemalja ili traženja bilo kojeg drugog prava pred nadležnim tijelima tih zemalja.

U tu je svrhu Europska komisija 19. rujna 2000. usvojila postupak, objavljen u Službenom listu Europske unije, kojim ovlašćuje voditelja predstavništva Europske komisije u Španjolskoj za potvrdu vjerodostojnosti potpisa na dokumentima koje izdaje EUIPO.

Postupak

Zahtjevi za ovjerene preslike moraju se poslati EUIPO-u na odgovarajućem obrascu zahtjeva za uvid u spise, u čijem se odgovarajućem dijelu navodi da preslike služe za podnošenje u trećoj zemlji u kojoj se traži potvrda njihove vjerodostojnosti i u kojem se na odgovarajućem mjestu navodi treća zemlja ili više njih u kojima je legalizacija potrebna.

EUIPO zatim uobičajenim putem izdaje ovjerene preslike i šalje ih predstavništvu Europske komisije u Španjolskoj, na sljedeću adresu:

Usto EUIPO podnositelju zahtjeva šalje obavijest o slanju traženih dokumenata predstavništvu Europske komisije.

Kada predstavništvo zaprimi dokumente od EUIPO-a, voditelj predstavništva potvrđuje vjerodostojnost potpisa na njima; dokumenti se potom šalju na adresu koju je podnositelj naveo u prvotnom zahtjevu za uvid u spise ili ih se može osobno podići u predstavništvu Europske komisije u Madridu.

Ako podnositelj već posjeduje ovjerenu presliku, može je poslati poštom predstavništvu Europske komisije u Madridu ili je ondje osobno predati. Dokumentima koje treba legalizirati mora se priložiti pismo u kojem se navode ime podnositelja zahtjeva za legalizaciju (poštanska adresa i imena za kontakt), država za koju je legalizacija potrebna te ili adresa na koju podnositelj želi da se dokumenti pošalju ili broj telefona za kontakt ako ih radije želi podići sam.

Treba se pobrinuti za to da su ispisi ovjerenih preslika koji se preuzimaju izravno s internetskih stranica EUIPO-a dobre kvalitete te da su na odgovarajući način pričvršćeni spajalicom ili uvezani.

Nakon što predstavništvo Europske komisije provede legalizaciju, podnositelj zahtjeva mora obaviti odgovarajuće postupke pri veleposlanstvu ili konzulatu dotične treće zemlje (odredišna adresa dokumenata) u Španjolskoj. Prije prihvaćanja takvih dokumenata, mnoge zemlje također traže naknadnu legalizaciju od španjolskog ministarstva vanjskih poslova.

Stoga podnositeljima zahtjeva savjetujemo da se obrate veleposlanstvu dotične treće zemlje ako im postupak koji trebaju obaviti nije jasan. Adrese za kontakt veleposlanstava stranih država u Španjolskoj.

Naposljetku, imajte na umu da ni EUIPO ni Europska komisija nisu odgovorni za prakse koje provode ili odluke koje donose tijela trećih zemalja u vezi s legalizacijom dokumenata koje izdaje EUIPO.