Hitelesített másolatok felülhitelesítése

Az európai uniós védjegyről szóló tanácsi rendelet végrehajtásáról szóló 2868/95/EK bizottsági rendelet 84. szabályának (6) bekezdése és 89. szabályának (5) bekezdése, valamint a közösségi formatervezési mintáról szóló tanácsi rendelet végrehajtásáról szóló 2245/2002/EK bizottsági rendelet 74. cikkének (4) és (5) bekezdése értelmében az Európai Unió Szellemi Tulajdoni Hivatala (EUIPO) hiteles másolatokat bocsát ki a bejelentésekről, lajstromozási tanúsítványokról és az általa kezelt ügyekkel kapcsolatos dokumentumokról, valamint hitelesített kivonatokat az európai uniós védjegyek lajstromából és a fomatervezésiminta-lajstromból.

Ezen felül néhány harmadik ország előírja a hitelesített másolatok felülhitelesítését annak érdekében, hogy azokat a nemzeti hivatalukhoz benyújtott elsőbbségi igény vagy a hatóságaikhoz benyújtott egyéb igények alapjaként elismerjék.

Ebből a célból az Európai Bizottság 2000. szeptember 19-én elfogadott egy – az Európai Unió Hivatalos Lapjában közzétett – eljárást, amelyben engedélyezi az Európai Bizottság spanyolországi képviseletének vezetőjének, hogy felülhitelesítse az EUIPO által kibocsátott dokumentumokon szereplő aláírásokat.

Eljárás

A hitelesített másolatok iránti kérelmeket az EUIPO-nak a megfelelő Iratbetekintés iránti kérelem űrlapon kell benyújtani, a vonatkozó részben arra utalva, hogy a másolatok egy harmadik, felülhitelesítést kérő országban való bejelentés céljára kellenek, valamint a megfelelő részben megadva annak az ország(ok)nak a nevét, amely(ek) felülhitelesítést kér(nek).

Az EUIPO ekkor a szokásos módon kiadja a hitelesített másolatot, majd elküldi az Európai Bizottság spanyolországi képviseletének, a következő címre:

Ezen kívül az EUIPO értesíti a bejelentőt, hogy a kért dokumentumokat elküldte a képviselethez.

Amint a képviselet megkapta a dokumentumokat az EUIPO-tól, a képviselet vezetője felülhitelesíti az azokon található aláírásokat; a dokumentumokat ezután a bejelentő által az eredeti bejelentésben megadott címre küldik ellenőrzés céljából, vagy azok személyesen átvehetők az Európai Bizottság madridi képviseletén.

Amennyiben a bejelentő már rendelkezik hitelesített másolattal, azt postán elküldheti a madridi képviselethez vagy ott személyesen benyújthatja. A felülhitelesítendő dokumentumokhoz mellékelni kell egy levelet, amelynek tartalmaznia kell a felülhitelesítést kérő személy adatait (postai cím és kapcsolattartó személyek neve), a felülhitelesítéssel érintett országot és azt a címet, amelyre a dokumentumokat szeretnék kapni vagy, ha személyesen szeretnének elmenni értük, a telefonszámot.

Ügyelni kell arra, hogy a közvetlenül az EUIPO weboldaláról letöltött hitelesített másolatok nyomtatási minősége jó legyen és megfelelően legyenek fűzve vagy kötve.

Amint az Európai Bizottság képviselete felülhitelesítette a másolatokat, a bejelentőnek a megfelelő eljárást kell követnie az adott harmadik ország (a dokumentumok célországa) spanyolországi követségén vagy konzulátusán. Számos ország kér felülhitelesítést a spanyol külügyminisztériumtól, mielőtt ilyen dokumentumokat elfogadna.

Ezért javasoljuk, hogy a bejelentők forduljanak a szóban forgó harmadik ország nagykövetségéhez, ha nincsenek tisztában a követendő eljárással. A Spanyolországban akkreditált nagykövetségek kapcsolatfelvételi címei.

Végül felhívjuk figyelmét, hogy sem az EUIPO sem a Bizottság nem felelős a harmadik országok hatóságai által az EUIPO által kibocsátott dokumentumok felülhitelesítésével kapcsolatban végrehajtott gyakorlatokért vagy hozott döntésekért.