Mediazione

La mediazione è un processo di conciliazione fra parti contrapposte in una controversia. Il mediatore funge da intermediario neutrale fra le parti e agevola la composizione della controversia. Non ha potere decisionale se la mediazione fallisce: sono le parti a mantenere il controllo sul modo in cui viene gestita la procedura e sull’esito della stessa. Le parti, infatti, non possono essere obbligate a ricorrere alla mediazione, bensì devono decidere volontariamente di farlo. Inoltre, possono ritirarsi dalla mediazione in qualsiasi momento. Analogamente, non si può imporre nessun accordo di composizione alle parti, che devono invece concordarlo fra loro di propria volontà. La mediazione è una procedura riservata.
L’arbitrato è una procedura nella quale un arbitro applica la legge per decidere su una controversia fra parti contrapposte. La delibera viene emessa dall’arbitro in qualità di decisore. Si tratta di una procedura basata sui diritti, diversamente dalla mediazione che è una procedura basata sugli interessi. Mentre l’arbitrato non fa che esaminare e applicare la legge, la mediazione esamina i più ampi interessi delle parti (in particolare, quelli commerciali).

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Informazioni relative alle disposizioni in materia di mediazione.

Le Commissioni di ricorso trattano circa 2 500 cause all’anno. Il tempo di risoluzione di una causa è in media di un anno e mezzo; alcune possono anche sfociare in un ulteriore ricorso. Il processo può essere costoso economicamente e dispendioso in termini di tempo. Tuttavia, in molti casi, nonostante le questioni giuridiche siano reali, c’è la possibilità di raggiungere un accordo che preservi gli interessi commerciali di entrambe le parti. La mediazione, sebbene offra un’alternativa più veloce e meno costosa al contenzioso, si avvale tuttora delle abilità dei mediatori, esperti in questioni di proprietà intellettuale. Inoltre, garantisce la riservatezza sull’esistenza della controversia, in quanto quest’ultima viene sottratta all’attenzione dell’opinione pubblica. Generalmente, la percentuale di successo è alta.

Ulteriori informazioni relative alle disposizioni in materia di mediazione.

Attualmente, la mediazione dinanzi all’EUIPO è disponibile soltanto nella fase di ricorso in caso di procedure fra due o più parti. Entro due mesi dalla notifica della decisione impugnata, la parte soccombente deve depositare un ricorso e pagare la tassa di ricorso per ottenere l’effetto sospensivo di quest’ultimo. Il ricorso è ammissibile esclusivamente se il ricorrente presenta una memoria contenente i motivi dello stesso entro quattro mesi dalla notifica della decisione impugnata. Non è possibile prorogare né sospendere il termine stabilito per il deposito del ricorso, il pagamento della tassa di ricorso o la presentazione della memoria contenente i motivi di quest’ultimo.

Entrambe le parti devono firmare la richiesta di mediazione o dimostrare altrimenti di aver ottenuto il consenso dell’altra parte. Le procedure di ricorso sono quindi sospese in attesa dell’esito della mediazione.

Ulteriori informazioni disponibili sulla mediazione.

In un procedimento inter partes avviato presso l’EUIPO è necessario innanzitutto che sia stata resa una decisione su questioni attinenti a marchi o disegni e modelli dell’Unione europea. Tale decisione deve poi essere impugnata prima che la mediazione possa iniziare. Tuttavia, l’oggetto della mediazione può andare oltre l’ambito della procedura di ricorso presso l’EUIPO e prendere in esame controversie parallele tra le stesse parti aventi per oggetto diritti relativi a marchi, disegni o modelli o altri diritti della PI. Per esempio, fra le molteplici situazioni è anche possibile trovare casi in cui entrambe le parti aventi diritti in conflitto operano in mercati completamente diversi. In questo caso potrebbero decidere di non cambiare le cose. La chiave del successo della mediazione consiste nello spostare l’attenzione dagli argomenti di natura giuridica agli interessi commerciali. La mediazione per i casi ex parte (vale a dire quando l’altra parte di una decisione impugnata è l’EUIPO stesso) non è prevista.

Sono disponibili ulteriori informazioni nel documento Commissioni di ricorso dell’EUIPO Mediazione Istruzioni per le parti.

Attualmente, la mediazione è possibile soltanto per i ricorsi. Tuttavia, in futuro potrebbero esserci dei cambiamenti.
Per ulteriori informazioni, consultare Commissioni di ricorso dell’EUIPO Mediazione Istruzioni per le parti.

L’EUIPO non addebita alcuna tassa, a condizione che la mediazione si svolga presso i propri uffici ad Alicante.
Se, invece, si svolge presso gli uffici dell’EUIPO a Bruxelles, è prevista una tassa amministrativa a copertura delle spese di viaggio, vitto e alloggio dei mediatori.

Ulteriori informazioni su procedimenti e tasse per la mediazione.

Ulteriori informazioni sulle disposizioni in materia di mediazione.

Per le spese e/o le tasse amministrative, consultare il modulo mediazione a Bruxelles e trasmetterlo (o trasmettere informazioni equivalenti) al mediatore.

Per ulteriori informazioni sulle tasse amministrative relative alla mediazione, cfr. la decisione n. Ex-11-04 del Presidente dell’Ufficio del 01/08/2011.

In linea di massima, le procedure di mediazione si svolgono nella lingua della procedura di ricorso. Tuttavia, le parti sono libere di concordare una lingua comune (a condizione che vi sia un mediatore che ne abbia padronanza).

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Il team che se ne occupa si compone di mediatori qualificati provenienti da diversi settori dell’Ufficio, non soltanto dalle Commissioni di ricorso. Sono tutti membri del personale di grado elevato e di grande esperienza, con profili diversi in termini di competenze linguistiche, che hanno seguito una formazione specifica presso il Centre for Effective Dispute Resolution (CEDR) e/o il Chartered Institute of Arbitrators (CIARB) di Londra.

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Sul sito web è pubblicato un elenco completo di mediatori, insieme ai loro CV, in modo tale che le parti possano chiedere di essere assistite da una persona in particolare, se lo desiderano. Possono inoltre ricevere assistenza nella scelta di un mediatore dalla cancelleria delle commissioni di ricorso in quanto è possibile che preferiscano qualcuno con una particolare formazione ed esperienza, oppure con la capacità di svolgere la mediazione in una determinata lingua. È importante comprendere che la mediazione è un processo volontario e che il ruolo del mediatore non è quello di emettere una sentenza o di rendere decisioni, bensì di aiutare le due parti a raggiungere una composizione voluta da entrambe. Qualora il caso sia particolarmente complesso, o se il mediatore nominato lo ritiene necessario, quest’ultimo può chiedere l’assistenza di un altro mediatore o di un membro del personale dell’EUIPO. In quest’eventualità, il mediatore chiede prima l’autorizzazione delle parti. È possibile inoltre che le parti stesse nominino dei co-mediatori, qualora la complessità del caso o altre circostanze lo giustifichino.

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In linea di massima, si prevede di raggiungere la composizione delle controversie in un giorno, eventualmente dopo una riunione preliminare. Se non si ottiene un risultato in questo arco di tempo, può essere molto difficile arrivare a una composizione, sebbene casi particolarmente complessi possano richiedere più tempo.

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È importante che i rappresentati partecipino al procedimento, dal momento che la mediazione non riguarda puramente questioni giuridiche, ma sono in gioco interessi commerciali. Poiché è un procedimento volontario, le parti possono ritirarsi in qualsiasi momento. Ovviamente, se con il procedimento di mediazione le parti raggiungono un accordo, questo dovrà essere poi formalmente redatto dai rispettivi legali seguendo il consueto iter procedurale. Di conseguenza, è fondamentale che i mandatari abilitati affianchino i rappresentati.

Poiché la mediazione è un processo relativamente flessibile, è difficile prevedere in anticipo la forma precisa che un caso specifico assumerà. Tuttavia, la maggior parte dei casi prevede un contatto iniziale fra le parti e il mediatore, nel quale vengono discussi la tempistica e la località della mediazione, oltre alla necessità di eventuali scambi di documenti in precedenza. Le parti firmano quindi generalmente un accordo sulla mediazione e lo inviano al mediatore il prima possibile.
Nella maggior parte dei casi, la mediazione si svolge presso gli uffici dell’EUIPO ad Alicante e le parti vi partecipano da sole o accompagnate dai rispettivi rappresentanti legali. Generalmente, la mediazione dura 1 giorno e prevede un’alternanza d’incontri comuni (nei quali il mediatore e le parti sono entrambi presenti in sala) e incontri individuali (nei quali il mediatore si riunisce con ciascuna delle parti separatamente e privatamente). Lo scopo dell’incontro comune è quello di cercare di stilare una lista di questioni da risolvere, mentre le riunioni individuali esplorano più a fondo tali questioni nonché le soluzioni o i compromessi possibili.
Tutto ciò che viene riferito al mediatore negli incontri individuali è privato e non può essere rivelato all’altra parte senza previa autorizzazione espressa. Il procedimento generalmente si chiude con altri incontri comuni e con la stesura di un accordo di composizione. La causa torna quindi alla Commissione di ricorso alla quale era stata assegnata inizialmente affinché quest’ultima renda una decisione formale, annotando la chiusura della procedura di ricorso.

Per ulteriori informazioni, consultare Commissioni di ricorso dell’EUIPO, Mediazione, Istruzioni per le parti.

L’EUIPO incoraggia le parti e i loro mandatari abilitati a venire ad Alicante. Tuttavia, la procedura di mediazione si può anche svolgere presso gli uffici dell’EUIPO a Bruxelles, dietro pagamento di una tassa.

Per ulteriori informazioni, consultare disposizioni in materia di mediazione.

Le parti sono libere di ritirarsi dalla mediazione in qualsiasi momento e non possono essere obbligate a raggiungere un accordo di composizione. Tuttavia, devono essere intenzionate ad adoperarsi al meglio per raggiungere un accordo. Quando una parte si ritira, la mediazione si conclude immediatamente. Anche il mediatore può porre fine alla mediazione quando si giunge a un punto morto o a un’impasse. In questi casi, la procedura di ricorso riprende dal punto in cui era stata interrotta prima della mediazione. Il mediatore non partecipa mai alla procedura di ricorso e ha l’obbligo di mantenere riservato il contenuto della mediazione. L’EUIPO, dal canto suo, non conserva alcun registro o pratica relativa alla mediazione.

Per ulteriori informazioni, consultare Commissioni di ricorso dell’EUIPO, Mediazione, Istruzioni per le parti.

In molti casi è così e, se le parti sono in grado di raggiungere un accordo da sé, non occorre un mediatore. Tuttavia, l’esperienza dimostra che i titolari di diritti si mostrano più disponibili a risolvere una controversia amichevolmente quando vengono riuniti per concentrarsi sui punti critici e raggiungere un accordo basato sui loro veri interessi commerciali. In molti ricorsi sembra che ciò avvenga troppo tardi nel corso del processo.