Authenticatie of legalisering van gewaarmerkte afschriften

Ingevolge de bepalingen van regel 84, lid 6, en regel 89, lid 5, van Verordening (EG) nr. 2868/95 van de Commissie tot uitvoering van de verordening van de Raad inzake het Uniemerk, en van artikel 74, leden 4 en 5, van Verordening (EG) nr. 2245/2002 van de Commissie tot uitvoering van de verordening van de Raad betreffende Gemeenschapsmodellen, verstrekt het Bureau voor intellectuele eigendom van de Europese Unie (EUIPO) voor eensluidend gewaarmerkte afschriften van de aanvragen, inschrijvingscertificaten of bij het Bureau in behandeling zijnde documenten, evenals voor eensluidend gewaarmerkte uittreksels uit het register van Uniemerken of modellen.

Bovendien verlangen bepaalde derde landen dat voor eensluidend gewaarmerkte afschriften geauthenticeerd of gelegaliseerd worden voordat zij als basis mogen dienen voor een aanspraak op voorrang bij hun nationale bureau of voor enige andere aanspraak bij hun autoriteiten.

Daartoe heeft de Europese Commissie op 19 september 2000 een procedure vastgesteld en in het Publicatieblad van de Europese Unie gepubliceerd, waarbij het hoofd van haar vertegenwoordiging in Spanje gemachtigd werd de handtekening onder door EUIPO verstrekte documenten voor echt te verklaren.

Procedure

Verzoeken voor gewaarmerkte afschriften moeten naar EUIPO worden gezonden met behulp van het daartoe bestemde formulier, 'aanvraag tot inzage van dossier', waarbij in de desbetreffende rubrieken wordt aangegeven dat de afschriften bestemd zijn voor indiening in een derde land dat eist dat deze voor echt zijn verklaard, alsook welk(e) land(en) bedoelde legalisering verlangt/verlangen.

EUIPO zal de gewaarmerkte afschriften op de gebruikelijke wijze verstrekken en zenden naar de vertegenwoordiging van de Europese Commissie in Spanje, op het volgende adres:

Voorts zal EUIPO de aanvrager meedelen dat de gewenste documenten naar de vertegenwoordiging zijn gezonden.

Zodra de vertegenwoordiging de documenten van EUIPO heeft ontvangen, zal het hoofd van de vertegenwoordiging de handtekening onder de documenten voor echt verklaren. De documenten worden vervolgens naar het adres gezonden dat de aanvrager in de oorspronkelijke aanvraag tot inzage heeft aangegeven. De documenten kunnen ook persoonlijk bij de vertegenwoordiging van de Europese Commissie in Madrid worden afgehaald.

Mocht de aanvrager al een gewaarmerkt afschrift in bezit hebben, dan kan deze per post naar de vertegenwoordiging in Madrid worden gezonden, of persoonlijk worden ingediend. De te legaliseren documenten moeten vergezeld gaan van een brief waarin is aangegeven wie de legalisering aanvraagt (postadres en contactpersoon), het land dat daarom verzocht heeft en het adres waarnaar het document moet worden gezonden, of het telefoonnummer van de contactpersoon indien deze de voorkeur geeft aan persoonlijk afhalen.

Zorg ervoor dat gewaarmerkte afschriften die rechtstreeks van de website van EUIPO worden geladen, van goed leesbare kwaliteit zijn en correct zijn geniet of gebonden.

Zodra de vertegenwoordiging van de Europese Commissie de gewaarmerkte afschriften heeft gelegaliseerd, moet de aanvrager de juiste procedures volgen bij de ambassade of het consulaat van het desbetreffende derde land (waar de documenten naartoe moeten) in Spanje. Veel landen verlangen daarna ook nog een legalisering door het Spaanse ministerie van Buitenlandse Zaken, voordat zij deze documenten aanvaarden.

Wij raden aanvragers daarom aan contact op te nemen met de ambassade van het desbetreffende land, indien hun niet duidelijk is welke procedure zij moeten volgen. Contactadressen van de ambassades van de in Spanje geaccrediteerde landen.

NB: EUIPO noch de Commissie kan verantwoordelijk worden gehouden voor praktijken of besluiten van autoriteiten van derde landen in verband met de legalisering van door EUIPO verstrekte documenten.