Verzoek om optreden
Volgens de douaneverordening, Verordening (EU) nr. 608/2013, moet een verzoek tot optreden van de douaneautoriteiten (Application for Action, AFA) worden ingediend bij een bevoegde douanedienst die door de lidstaat is aangewezen om namens de houder van een recht op te treden aan de grens. Het voornaamste doel van het AFA is de douane te verzoeken om goederen waarvan het vermoeden bestaat dat ze inbreuk maken op uw intellectuele-eigendomsrechten (IER's) vast te houden.
Het kan gebeuren dat de douane verdachte goederen vasthoudt waarop geen geldig AFA van toepassing is. In dat geval is de houder van het recht, zodra deze is geïdentificeerd, gerechtigd om binnen vier werkdagen na de kennisgeving een ex-officio AFA in te dienen. Het ex-officio AFA is een kortere versie van het AFA (er is geen informatie met betrekking tot de productindentificatie, zoals afbeeldingen, nodig).
Het kan gebeuren dat de douane verdachte goederen vasthoudt waarop geen geldig AFA van toepassing is. In dat geval is de houder van het recht, zodra deze is geïdentificeerd, gerechtigd om binnen vier werkdagen na de kennisgeving een ex-officio AFA in te dienen. Het ex-officio AFA is een kortere versie van het AFA (er is geen informatie met betrekking tot de productindentificatie, zoals afbeeldingen, nodig).
De EDB helpt u om in vier stappen AFA's voor douaneautoriteiten op te stellen met behulp van het IER en de eerder in de databank ingevoerde productinformatie. AFA's kunnen alleen via de EDB worden ingediend wanneer alle verplichte velden van het AFA zijn ingevuld. De verplichte velden in de EDB zijn vastgesteld in douaneverordening (EU) nr. 608/2013.
Als er verplichte informatie ontbreekt bij het aanmaken van een AFA, genereert de tool, om de gebruiker te helpen, automatisch een link naar het bijbehorende veld in het systeem, waar de ontbrekende informatie kan worden ingevuld.
Het voornaamste voordeel is dat de informatie in een via de EDB ingediend AFA op een gestructureerde manier arriveert in de douanedatabank COPIS, in plaats van als bijlage, zodat de informatie kan worden opgezocht en kan worden gebruikt in de verschillende door de douane gebruikte risicoanalysesystemen.
Onafhankelijk van de taal waarin de houder van het recht of zijn of haar wettelijk vertegenwoordiger het AFA opstelt, wordt het document aangemaakt in alle talen van de lidstaten waar het AFA van toepassing zal zijn en wordt het verzonden in de taal van de ontvangende douane en in het Engels, Frans en Duits, zodat er geen taalproblemen ontstaan.
Als er verplichte informatie ontbreekt bij het aanmaken van een AFA, genereert de tool, om de gebruiker te helpen, automatisch een link naar het bijbehorende veld in het systeem, waar de ontbrekende informatie kan worden ingevuld.
Het voornaamste voordeel is dat de informatie in een via de EDB ingediend AFA op een gestructureerde manier arriveert in de douanedatabank COPIS, in plaats van als bijlage, zodat de informatie kan worden opgezocht en kan worden gebruikt in de verschillende door de douane gebruikte risicoanalysesystemen.
Onafhankelijk van de taal waarin de houder van het recht of zijn of haar wettelijk vertegenwoordiger het AFA opstelt, wordt het document aangemaakt in alle talen van de lidstaten waar het AFA van toepassing zal zijn en wordt het verzonden in de taal van de ontvangende douane en in het Engels, Frans en Duits, zodat er geen taalproblemen ontstaan.
Een AFA van de Unie is alleen mogelijk ten aanzien van intellectuele-eigendomsrechten die zijn gebaseerd op Uniewetgeving die van toepassing is in de hele Unie, zoals het Uniemerk, het Gemeenschapsmodel of internationale merken waarvoor de EU wordt aangewezen, evenals geografische aanduidingen voor landbouwproducten. Voor het indienen van een AFA van de Unie moet u dus een van de bovengenoemde IE-rechten bezitten. Wanneer u om douaneoptreden in meer dan één lidstaat wilt verzoeken, kunt u een AFA van de Unie indienen en de lidstaten selecteren waar het AFA van toepassing is.
Indien u een nationaal IE-recht wilt gebruiken, zult u een nationaal AFA moeten indienen in de betrokken lidstaat. Beide typen AFA's kunnen worden ingediend via de EDB.
Indien u een nationaal IE-recht wilt gebruiken, zult u een nationaal AFA moeten indienen in de betrokken lidstaat. Beide typen AFA's kunnen worden ingediend via de EDB.
De volmacht is een document waarin de wettelijk vertegenwoordiger van de houder van het recht wordt gemachtigd om het bedrijf wettelijk te vertegenwoordigen in landen waaraan het AFA is toegezonden. Het document moet zijn ondertekend door beide partijen: de volmachtgever (houder van het recht) en de wettelijk vertegenwoordiger.
Momenteel bestaat er geen op EU-niveau toepasselijk modelformulier voor de volmacht voor het indienen van AFA's. De volmacht moet in overeenstemming zijn met de wetgeving van het land van indiening.
Momenteel bestaat er geen op EU-niveau toepasselijk modelformulier voor de volmacht voor het indienen van AFA's. De volmacht moet in overeenstemming zijn met de wetgeving van het land van indiening.
Wanneer u reeds een AFA van de Unie hebt ingediend buiten de EDB, is het niet nodig om dat nog een keer te doen via de EDB.
Het is echter belangrijk om de informatie over uw bedrijf, producten en IER('s) in te vullen en te delen met de politieautoriteiten die toegang hebben tot de tool (omdat AFA's alleen aan de douaneautoriteiten worden gestuurd).
Wanneer u alle productinformatie in de EDB hebt ingevuld, kunt u een nieuw AFA aanmaken wanneer het AFA dat u reeds hebt ingediend is verlopen. Het voordeel hiervan is dat de informatie in een via de EDB ingediend AFA op een gestructureerde manier arriveert in de douanedatabank COPIS.
Het is echter belangrijk om de informatie over uw bedrijf, producten en IER('s) in te vullen en te delen met de politieautoriteiten die toegang hebben tot de tool (omdat AFA's alleen aan de douaneautoriteiten worden gestuurd).
Wanneer u alle productinformatie in de EDB hebt ingevuld, kunt u een nieuw AFA aanmaken wanneer het AFA dat u reeds hebt ingediend is verlopen. Het voordeel hiervan is dat de informatie in een via de EDB ingediend AFA op een gestructureerde manier arriveert in de douanedatabank COPIS.
Ja, u kunt om wijziging van uw AFA verzoeken. Verordening (EU) nr. 608/2013 biedt deze mogelijkheid, al bestaat hiervoor geen standaardformulier voor houders van een recht. In geval van een wijziging dient u uw wijziging te sturen naar de douaneautoriteiten van de lidstaat die het AFA heeft toegewezen, die de wijziging dienovereenkomstig zullen afhandelen.
Klik hier voor de contactgegevens van EU-douaneautoriteiten.
Onder de tab ‘Gegevensbank van de politie en douane’ in de EDB zijn ook de contactgegevens van de voor AFA's bevoegde douane- en politiediensten te vinden:
Klik hier voor de contactgegevens van EU-douaneautoriteiten.
Onder de tab ‘Gegevensbank van de politie en douane’ in de EDB zijn ook de contactgegevens van de voor AFA's bevoegde douane- en politiediensten te vinden:
Het land van herkomst, dat het ‘land van indiening’ wordt genoemd, is de lidstaat waar het verzoek is ingediend en door de nationale douaneautoriteiten is toegewezen.
Alle andere lidstaten, buiten het land van indiening waar om het douaneoptreden wordt verzocht, worden de ‘toepasselijke landen’ genoemd.
Wanneer een AFA door het land van indiening is toegewezen, is het AFA ook geldig in alle geselecteerde toepasselijke lidstaten waar door de verzoeker om douaneoptreden wordt verzocht, met als enige voorwaarde dat het toepasselijke land kan verzoeken om vertaling van het AFA indien er geen vertaling is verstrekt. Het AFA zal worden aangemaakt in de talen van deze lidstaten en in het Engels.
Alle andere lidstaten, buiten het land van indiening waar om het douaneoptreden wordt verzocht, worden de ‘toepasselijke landen’ genoemd.
Wanneer een AFA door het land van indiening is toegewezen, is het AFA ook geldig in alle geselecteerde toepasselijke lidstaten waar door de verzoeker om douaneoptreden wordt verzocht, met als enige voorwaarde dat het toepasselijke land kan verzoeken om vertaling van het AFA indien er geen vertaling is verstrekt. Het AFA zal worden aangemaakt in de talen van deze lidstaten en in het Engels.
Bedrijven die betrokken zijn bij een inbreuk zijn bedrijven die in het verleden zijn geïdentificeerd als plegers van een inbreuk of die verdacht worden van betrokkenheid bij het proces van het plegen van inbreuk op een IER. Hun functies kunnen de volgende zijn: importeur, maker, vervoerder, verzender, exporteur, tussenpersoon, commissionair, distributeur, leverancier en handelaar. Deze informatie is nodig om te voldoen aan douaneverordening (EU) nr. 608/2013, maar wordt om redenen van gegevensbescherming niet in de EDB opgeslagen.
Ja, bij het indienen van een verzoek kunnen alleen bedrijven die betrokken zijn bij de inbreuk worden toegevoegd, in de derde stap, ‘Uw producten selecteren’. De informatie die wordt opgegeven in de tabel ‘Bij de inbreuk betrokken bedrijf toevoegen’ zal om redenen van gegevensbescherming niet worden opgeslagen in de databank. Deze informatie wordt wel opgenomen in de pre-AFA en zal langs elektronische weg worden toegezonden aan klanten.
Een contactpunt is de contactpersoon in uw bedrijf met wie handhavers contact kunnen opnemen wanneer ze verdachte goederen vinden die verband houden met uw intellectuele-eigendomsrechten (IER's).
Belangrijk: volgens de douaneverordening (EU) nr. 608/2013 is het, voor de AFA's, verplicht om een contactpunt aan te wijzen, zowel voor juridische als voor technische kwesties, in alle lidstaten waar het verzoek van toepassing zal zijn. Het contactpunt voor juridische en technische kwesties kan dezelfde persoon zijn. In dat geval moet de optie voor juridische en technische kwesties worden geselecteerd.
Wanneer er verdachte goederen worden vastgehouden, zullen de douaneautoriteiten contact opnemen met de vertegenwoordiger voor juridische kwesties over de wettelijke verplichtingen en rechten van de houder van het besluit waarbij het verzoek is toegewezen en, in het bijzonder, over de juridische aspecten van de administratieve procedures voor het vasthouden van de verdachte goederen.
Wanneer goederen aan een douanecontrole worden onderworpen met het oog op handhaving van intellectuele-eigendomsrechten, kunnen de douaneautoriteiten contact opnemen met de vertegenwoordiger voor technische kwesties met een verzoek om informatie over specifieke en technische gegevens over de authentieke goederen, informatie die de douaneautoriteiten nodig hebben om inbreukmakende goederen te kunnen identificeren en informatie die relevant is voor de analyse en beoordeling door de douaneautoriteiten van het risico op inbreuken op het betrokken intellectuele-eigendomsrecht of de betrokken intellectuele-eigendomsrechten.
Belangrijk: volgens de douaneverordening (EU) nr. 608/2013 is het, voor de AFA's, verplicht om een contactpunt aan te wijzen, zowel voor juridische als voor technische kwesties, in alle lidstaten waar het verzoek van toepassing zal zijn. Het contactpunt voor juridische en technische kwesties kan dezelfde persoon zijn. In dat geval moet de optie voor juridische en technische kwesties worden geselecteerd.
Wanneer er verdachte goederen worden vastgehouden, zullen de douaneautoriteiten contact opnemen met de vertegenwoordiger voor juridische kwesties over de wettelijke verplichtingen en rechten van de houder van het besluit waarbij het verzoek is toegewezen en, in het bijzonder, over de juridische aspecten van de administratieve procedures voor het vasthouden van de verdachte goederen.
Wanneer goederen aan een douanecontrole worden onderworpen met het oog op handhaving van intellectuele-eigendomsrechten, kunnen de douaneautoriteiten contact opnemen met de vertegenwoordiger voor technische kwesties met een verzoek om informatie over specifieke en technische gegevens over de authentieke goederen, informatie die de douaneautoriteiten nodig hebben om inbreukmakende goederen te kunnen identificeren en informatie die relevant is voor de analyse en beoordeling door de douaneautoriteiten van het risico op inbreuken op het betrokken intellectuele-eigendomsrecht of de betrokken intellectuele-eigendomsrechten.
Een AFA kan worden ingediend in elk van de EU-lidstaten, maar de volmacht voor de wettelijk vertegenwoordiger moet geldig zijn in het land van indiening. Bovendien moet in het AFA een contactpunt worden vermeld, zowel voor juridische als voor technische kwesties en voor alle lidstaten waar het AFA van toepassing zal zijn.
De laatste stap van het indienen van een AFA is het bekijken van het volledige AFA, inclusief bijlagen, in de geselecteerde taal (de taal van het land van indiening of het Engels). De bedoeling hiervan is u de gelegenheid te bieden om het volledige AFA-document op het scherm te zien voordat u het verzendt.
De afgedrukte versie van het pre-AFA is beschikbaar in de vierde stap van het AFA-proces.
U kunt uw verzoek bekijken of downloaden voordat u het bij de douane indient.
De afgedrukte versie van het pre-AFA is beschikbaar in de vierde stap van het AFA-proces.
U kunt uw verzoek bekijken of downloaden voordat u het bij de douane indient.
U kunt elk aantal afzonderlijke documenten met aanvullende informatie uploaden (in pdf-formaat) in ‘Begeleidende documenten’.
Het wordt echter niet aanbevolen om buitensporig veel afzonderlijke documenten bij te voegen, omdat de hier geüploade informatie niet is vertaald voor de handhavingsinstanties en ook niet kan worden opgezocht in de pdf-bestanden.
Een bestand zal zichtbaar zijn voor de autoriteiten die toegang tot het EDB hebben en als u het hebt geselecteerd binnen de criteria voor het delen van informatie over het product. Ook wordt het bestand langs elektronische weg in het AFA geladen. Om het systeem niet te zwaar te belasten, wordt het bestand niet eerst bekeken in het pre-AFA-document in de EDB. Druk de in de productdocumentportfolio bijgevoegde documenten daarom af en stuur ze samen met een uitgeprinte kopie van het AFA op.
Licentieovereenkomsten en/of volmachten die u aan het AFA hebt gekoppeld toen u het AFA aanmaakte in de EDB zullen ook zichtbaar zijn in het AFA in COPIS.
Houd er rekening mee dat de bijlagen niet zullen worden vertaald. De douaneautoriteiten van een lidstaat kunnen verzoeken om vertaling van deze bijlagen, maar het AFA zal niet van toepassing zijn in hun land, tenzij het wordt ingediend.
Alle andere in ‘Bedrijfsinformatie’ bijgevoegde documenten zijn voor de douane alleen toegankelijk in de EDB, maar worden niet met het AFA meegezonden, tenzij deze documenten de in stap 1 bij het AFA gevoegde volmacht of (een) licensieovereenkomst(en) is (zijn).
Het wordt echter niet aanbevolen om buitensporig veel afzonderlijke documenten bij te voegen, omdat de hier geüploade informatie niet is vertaald voor de handhavingsinstanties en ook niet kan worden opgezocht in de pdf-bestanden.
Een bestand zal zichtbaar zijn voor de autoriteiten die toegang tot het EDB hebben en als u het hebt geselecteerd binnen de criteria voor het delen van informatie over het product. Ook wordt het bestand langs elektronische weg in het AFA geladen. Om het systeem niet te zwaar te belasten, wordt het bestand niet eerst bekeken in het pre-AFA-document in de EDB. Druk de in de productdocumentportfolio bijgevoegde documenten daarom af en stuur ze samen met een uitgeprinte kopie van het AFA op.
Licentieovereenkomsten en/of volmachten die u aan het AFA hebt gekoppeld toen u het AFA aanmaakte in de EDB zullen ook zichtbaar zijn in het AFA in COPIS.
Houd er rekening mee dat de bijlagen niet zullen worden vertaald. De douaneautoriteiten van een lidstaat kunnen verzoeken om vertaling van deze bijlagen, maar het AFA zal niet van toepassing zijn in hun land, tenzij het wordt ingediend.
Alle andere in ‘Bedrijfsinformatie’ bijgevoegde documenten zijn voor de douane alleen toegankelijk in de EDB, maar worden niet met het AFA meegezonden, tenzij deze documenten de in stap 1 bij het AFA gevoegde volmacht of (een) licensieovereenkomst(en) is (zijn).
Op grond van douaneverordening (EU) nr. 608/2013 is het verplicht om de ondertekende (papieren) versie van het pre-AFA toe te zenden aan de douaneautoriteiten van het land van indiening.
Wanneer u uw pre-AFA via de EDB indient bij de douane, zult u per e-mail een kennisgeving ontvangen met uw pre-AFA-ID, plus een link naar de contactgegevens van de voor AFA's bevoegde douanediensten in de lidstaten. In de EDB kunt u het pre-AFA afdrukken, zodat u het kunt ondertekenen en aan de douaneautoriteiten van het land van indiening kunt toesturen.
Wettelijk vertegenwoordigers dienen ook een volmacht mee te sturen met de papieren versie.
Wanneer u uw pre-AFA via de EDB indient bij de douane, zult u per e-mail een kennisgeving ontvangen met uw pre-AFA-ID, plus een link naar de contactgegevens van de voor AFA's bevoegde douanediensten in de lidstaten. In de EDB kunt u het pre-AFA afdrukken, zodat u het kunt ondertekenen en aan de douaneautoriteiten van het land van indiening kunt toesturen.
Wettelijk vertegenwoordigers dienen ook een volmacht mee te sturen met de papieren versie.
In Italië wordt de aan de douane toegezonden pre-AFA in het Italiaanse systeem (Falstaff) geladen en wordt een eenmalig wachtwoord per e-mail verzonden aan het in het pre-AFA vermelde contactpunt (het in de EDB aangewezen contactpunt). Daarna kan inzage in het pre-AFA in Falstaff worden verkregen door het pre-AFA-ID en het via e-mail ontvangen eenmalige wachtwoord in te voeren om de elektronische handtekening te plaatsen.
Op hetzelfde scherm wordt de optie geboden om dit eenmalige wachtwoord opnieuw aan te maken. Gedetailleerde informatie over het Italiaanse systeem is te vinden via de volgende link in de video ‘02 — Come recuperare il codice della PreAFA – scarica il video’:
https://www.agenziadoganemonopoli.gov.it/portale/-/new-national-and-unional-tools-for-enforcement-of-ipri
In Spanje wordt het pre-AFA geüpload in de Sede Electronica van de Spaanse belastingdienst (Agencia Tributaria).
https://www.agenciatributaria.gob.es/AEAT.sede/tramitacion/DB07.shtml
Klik op Formulier om een verzoek tot optreden in verband met een inbreuk op een merk in te dienen (in het Spaans: Formulario de solicitud de intervención de marcas). Vervolgens verstrekt u, met uw digitale certificaat, uw pre-AFA-ID. Vergeet niet op Ondertekenen Verzenden te klikken (in het Spaans: Firmar Enviar) om de procedure af te ronden.
