Mediacja

Mediacja jest to postępowanie pojednawcze pomiędzy stronami sporu. Mediator pełni funkcję neutralnego pośrednika pomiędzy stronami i ułatwia rozstrzygnięcie sporu. Mediator nie ma uprawnień do podejmowania decyzji, jeżeli mediacja się nie powiodła. Strony zachowują kontrolę nad całą procedurą i jej rezultatem. Strony nie mogą zostać zmuszone do mediacji, lecz muszą dobrowolnie się na nią zgodzić. Mogą wycofać się z mediacji w dowolnym momencie. Również żadne porozumienie o ugodzie nie może być stronom narzucone, lecz musi być uzgodnione między nimi dobrowolnie. Mediacja jest procedurą poufną.
Arbitraż jest procedurą, w której arbiter stosuje prawo w celu rozwiązania sporu pomiędzy stronami. Rozstrzygnięcia dokonuje arbiter jako osoba odpowiedzialna za podejmowanie decyzji. Jest to procedura oparta na przepisach prawa w przeciwieństwie do mediacji, która jest procedurą opartą na interesach. Podczas gdy w ramach arbitrażu bierze się pod uwagę i stosuje jedynie przepisy prawa, w mediacji uwzględnia się interesy stron w szerszym kontekście (w szczególności interesy gospodarcze).

Więcej informacji o mediacji.
Więcej informacji na temat zasad prowadzenia mediacji.

Izby Odwoławcze zajmują się około 2 500 sprawami rocznie. Rozstrzygnięcie tych spraw trwa średnio półtora roku i czasami może prowadzić do kolejnego odwołania. Może to być proces kosztowny i czasochłonny. W wielu przypadkach pomimo faktycznych konfliktów prawnych istnieje możliwość osiągnięcia porozumienia, w ramach którego można chronić interesy gospodarcze obu stron. Mediacja stanowi szybką i mniej kosztowną alternatywę dla postępowania sądowego, chociaż wymaga zaangażowania mediatorów, którzy są dobrze zorientowani w sprawach własności intelektualnej. Jest to również gwarancja poufności w odniesieniu do istnienia sporu, ponieważ dyskusje odbywają się poza opinią publiczną. Charakteryzuje się wysokim wskaźnikiem powodzenia.

Więcej informacji na temat zasad prowadzenia mediacji.

Mediacja przed EUIPO jest obecnie dostępna jedynie na etapie odwoławczym w postępowaniach między dwiema lub więcej stronami. W ciągu dwóch miesięcy od powiadomienia o zaskarżonej decyzji strona przegrana musi wnieść odwołanie oraz uiścić opłatę za odwołanie w celu uzyskania skutku zawieszającego odwołania. Odwołanie będzie dopuszczalne jedynie w przypadku, jeżeli strona odwołująca się złoży uzasadnienie w terminie czterech miesięcy od powiadomienia o zaskarżonej decyzji. Terminów wniesienia odwołania, uiszczenia opłaty z tytułu odwołania i przedłożenia stanowiska przedstawiającego podstawy odwołania nie można przedłużyć ani zawiesić.

Obie strony muszą podpisać wniosek o mediację lub w inny sposób wykazać, że została uzyskana zgoda drugiej strony. Wówczas postępowanie odwoławcze zostanie zawieszone na czas mediacji.

Więcej informacji na temat mediacji.

Najpierw musi zostać podjęta decyzja w sprawie dotyczącej znaku towarowego Unii Europejskiej lub wzoru w postępowaniu między stronami w EUIPO. Następnie musi zostać wniesione odwołanie od tej decyzji przed rozpoczęciem mediacji. Jednak sprawa podlegająca mediacji może wykraczać poza zakres postępowania odwoławczego EUIPO i obejmować równoległe spory między tymi stronami w zakresie znaków towarowych, wzorów lub innych praw własności intelektualnej. Jest wiele możliwości, ale może się zdarzyć na przykład, że obie strony o sprzecznych prawach działają na zupełnie różnych rynkach. Mogą uzgodnić, aby tak pozostało. Kluczem do pomyślnej mediacji jest przeniesienie uwagi z argumentów prawnych na interesy gospodarcze. Nie jest możliwa mediacja w sprawach przy udziale jednej strony (tj. gdy drugą stroną zaskarżonej decyzji jest sam Urząd).

Więcej informacji, zob. EUIPO Boards of Appeal, Mediation, Instructions to Parties (Izby Odwoławcze EUIPO, Instrukcja dla stron w procesie mediacji).

Obecnie mediacja jest dostępna tylko w przypadku odwołań. Może się to jednak zmienić w przyszłości.
Więcej informacji, zob. Izby odwoławcze EUIPO, Instrukcja dla stron w procesie mediacji (EUIPO Boards of Appeal, Mediation, Instructions to Parties).

EUIPO nie pobiera opłaty za mediację, pod warunkiem że odbywa się ona w siedzibie EUIPO w Alicante.
Jeżeli mediacja odbywa się w siedzibie EUIPO w Brukseli, pobiera się opłatę administracyjną na pokrycie kosztów podróży, zakwaterowania i diety mediatorów.

Więcej informacji na temat postępowania mediacyjnego i opłat.

Więcej informacji na temat zasad prowadzenia mediacji.

W sprawie kosztów lub opłat administracyjnych należy zapoznać się z formularzem (mediacja w Brukseli) Mediation in Brussels i przesłać go (lub równoważne informacje) do mediatora.

Więcej informacji na temat opłat administracyjnych związanych z mediacją, zob. decyzja nr  Ex-11-04 Prezesa Urzędu z dnia 1 sierpnia 2011 r.

Zasadniczo postępowanie mediacyjne będzie odbywało się w języku postępowania odwoławczego. Strony mogą jednak uzgodnić odpowiadający im język mediacji (z zastrzeżeniem dostępności mediatora biegle władającego tym językiem).

Więcej informacji na temat mediacji.

Zespół mediacyjny składa się wykwalifikowanych mediatorów pochodzących z różnych części Urzędu, a nie tylko z izb odwoławczych. Wszyscy członkowie są bardzo doświadczonymi pracownikami Urzędu o długim stażu pracy, którzy przeszli specjalne szkolenie w Centre for Effective Dispute Resolution (CEDR) lub Chartered Institute of Arbitrators (CIARB) w Londynie oraz władają kilkoma językami obcymi.

Więcej informacji o mediacji.

Na stronie internetowej znajduje się pełna lista mediatorów, wraz z ich CV, strony mogą zatem poprosić o zaangażowanie konkretnej osoby. W wyborze mediatora może pomóc stronom sekretariat Izb Odwoławczych. Strony mogą preferować kogoś posiadającego określoną wiedzę i doświadczenie lub umiejętność prowadzenia mediacji w określonym języku. Ważne jest, aby zrozumieć, że mediacja jest procesem dobrowolnym, a rolą mediatora nie jest wydawanie wyroków ani podejmowanie decyzji, ale ułatwianie obu stronom osiągnięcia porozumienia. W szczególnie złożonych sprawach lub jeżeli mediator uzna to za konieczne, wyznaczony mediator może zwrócić się o pomoc do innego mediatora lub pracownika EUIPO. W takim przypadku mediator najpierw będzie dążył do uzyskania zgody stron. Możliwe jest również, aby strony same wyznaczyły współmediatorów, o ile jest to uzasadnione złożonym charakterem sprawy lub innymi jej okolicznościami.

Więcej informacji o mediacji.

Zasadniczo przyjmuje się, że mediacja pozwala rozstrzygnąć daną sprawę w ciągu jednego  dnia, czasami po jednym spotkaniu wstępnym. Jeżeli do tego czasu nie uda się osiągnąć rezultatu, bardzo trudno będzie wypracować ugodę, choć szczególnie złożone sprawy mogą wymagać więcej czasu.

Więcej informacji na temat mediacji.

Istotne jest, aby uczestniczyły w niej osoby decyzyjne, gdyż nie chodzi tutaj o kwestie czysto prawne, lecz interesy handlowe. Ponieważ mediacja jest procesem dobrowolnym, każda strona może się z niego wycofać w dowolnym momencie. Oczywiście jeżeli mediacja zakończy się ugodą pomiędzy stronami, stosowna umowa musi być sporządzona przez ich prawników w normalnym trybie. Tak więc konieczne jest zatrudnienie zawodowych pełnomocników wspomagających osoby decyzyjne.

Ponieważ mediacja jest procesem dosyć elastycznym, trudno jest z góry przewidzieć dokładnie jej format. Niemniej jednak większość mediacji obejmuje wstępne nawiązanie kontaktu pomiędzy stronami a mediatorem, kiedy omówiony zostaje harmonogram, ustalone zostaje miejsce mediacji i konieczność ewentualnej wcześniejszej wymiany dokumentów. Strony następnie zazwyczaj podpisują umowę w sprawie mediacji i możliwie jak najszybciej wysyłają ją do mediatora.
W większości przypadków mediacja odbywa się w siedzibie EUIPO w Alicante, a strony stawiają się same lub ze swoimi przedstawicielami prawnymi. Mediacja zwykle trwa jeden dzień i obejmuje posiedzenia wspólne (tj. takie, podczas których w pomieszczeniu obecni są mediator i strony), które odbywają się na przemian z sesjami indywidualnymi (tj. takimi, podczas których mediator spotyka się z każdą ze stron osobno, zachowując poufność otrzymywanych informacji). Celem posiedzeń wspólnych jest sporządzenie listy kwestii wymagających rozwiązania, natomiast na sesjach indywidualnych kwestie te, jak również możliwe rozwiązania lub kompromisy, są omawiane bardziej szczegółowo.
Wszystkie kwestie ujawnione mediatorowi w trakcie sesji indywidualnych są poufne i nie mogą zostać ujawnione drugiej stronie bez wcześniejszego wyraźnego upoważnienia. Postępowanie zazwyczaj kończy się późniejszą sesją wspólną i wypracowaniem ugody. Sprawa wraca do Izby Odwoławczej, do której została pierwotnie skierowana w celu uzyskania formalnej decyzji, z informacją o zamknięciu postępowania odwoławczego.

Więcej informacji zob. EUIPO Boards of Appeal, Mediation, Instructions to Parties (Izby Odwoławcze EUIPO, Instrukcje dla stron w procesie mediacji).

EUIPO zachęca strony oraz ich zawodowych pełnomocników do przyjazdu do Alicante. Postępowanie mediacyjne można również przeprowadzić w siedzibie EUIPO w Brukseli, pod warunkiem dokonania opłaty.

Więcej informacji zawarto w zasadach prowadzenia mediacji.

Strony w dowolnym momencie mogą wycofać się z procesu mediacji i nie można ich zmusić do zawarcia ugody. Niemniej jednak strony muszą dołożyć wszelkich starań, aby osiągnąć porozumienie. W przypadku wycofania się strony mediacja zostaje natychmiast zakończona. Mediator może również zakończyć mediację w przypadku osiągnięcia sytuacji patowej lub impasu. W takich sytuacjach postępowanie odwoławcze jest wznawiane od punktu, który osiągnęło przed rozpoczęciem mediacji. Mediator nie może nigdy być zaangażowany w postępowanie odwoławcze i jest zobowiązany do zachowania poufności mediacji. EUIPO nie zachowuje żadnych zapisów ani akt związanych z mediacją.

Więcej informacji zob. EUIPO Boards of Appeal, Mediation, Instructions to Parties (Izby Odwoławcze EUIPO, Instrukcje dla stron w procesie mediacji).

Faktycznie w wielu przypadkach ma to miejsce. Jeżeli strony mogą osiągnąć porozumienie samodzielnie, nie potrzebują mediatora. Doświadczenie pokazuje jednak, że właściciele praw wykazują większą wolę wypracowania rozwiązań polubownych, gdy za czyimś pośrednictwem spotykają się w celu skupienia się na kwestiach spornych związanych z porozumieniem w oparciu o ich rzeczywiste interesy gospodarcze. W przypadku wielu odwołań wydaje się, że dochodzi do tego na zbyt późnym etapie procedury.