Certificação ou legalização de cópias autenticadas

Nos termos das Regras 84, n.º 6, e 89, n.º 5, do Regulamento (CE) n.º 2868/95 da Comissão relativo à execução do Regulamento sobre a marca da União Europeia, e dos artigos 74.º, n.ºs 4 e 5, do Regulamento (CE) n.º 2245/2002 da Comissão de execução do Regulamento relativo aos desenhos ou modelos comunitários, o Instituto da Propriedade Intelectual da União Europeia (EUIPO) emite cópias autenticadas de pedidos, certificados de registo ou documentos relativos a matérias por si tramitadas, bem como extratos autenticados do Registo de marcas ou desenhos e modelos da União Europeia.

Além disso, alguns países terceiros exigem a certificação ou legalização das cópias autenticadas para poderem aceitá-las como fundamento de reivindicação de prioridade junto do respetivo Instituto nacional ou de qualquer outra reivindicação junto das respetivas autoridades.

Com esse propósito, em 19 de setembro de 2000, a Comissão Europeia adotou um procedimento, publicado no Jornal Oficial da União Europeia, que autoriza o Chefe da Representação da Comissão Europeia em Espanha a certificar a assinatura dos documentos emitidos pelo EUIPO.

Procedimento

Os pedidos de cópias autenticadas devem ser enviados ao EUIPO no devido formulário de pedido de inspeção de processo, com a indicação, na secção relevante, de que as cópias se destinam ao depósito num país terceiro que exige a sua certificação, e especificando, no campo apropriado, o(s) país(es) terceiro(s) em que é exigida a referida legalização.

O EUIPO emitirá então as cópias autenticadas como habitualmente e enviá-las-á ao Chefe da Representação da Comissão Europeia em Espanha, no seguinte endereço:

Além disso, o EUIPO enviará uma notificação ao requerente com a informação de que os documentos pedidos foram enviados à Representação.

Depois de receber os documentos do EUIPO, o Chefe da Representação procede à certificação da assinatura dos mesmos. Os documentos são então enviados para o endereço especificado pelo requerente no pedido de inspeção original, podendo igualmente ser recolhidos pessoalmente na Representação da Comissão Europeia em Madrid.

Se o requerente já possuir uma cópia autenticada, poderá enviá-la por correio à Representação em Madrid ou entregá-la pessoalmente. Os documentos a legalizar devem ser acompanhados de uma carta com a indicação da identidade do requerente da legalização (endereço postal e nomes de contacto), do país que exige a legalização e do endereço para o qual deve ser enviado o documento ou, se o requerente preferir recolhê-lo pessoalmente, de um número de contacto telefónico.

É importante que as cópias autenticadas descarregadas da página Web do EUIPO tenham boa qualidade de impressão e estejam devidamente agrafadas ou encadernadas.

Depois de obter a legalização por parte da Comissão Europeia, o requerente deve seguir os trâmites adequados junto da Embaixada ou do Consulado do país terceiro (ao qual se destinam os documentos) em Espanha. Antes de aceitar os documentos, muitos países exigem também uma legalização subsequente por parte do Ministério da Administração Interna de Espanha.

Por esse motivo, aconselhamos os requerentes a contactarem a Embaixada do país terceiro em questão se não tiverem a certeza sobre os trâmites a seguir. Endereços de contacto das embaixadas nacionais acreditadas em Espanha.

Por último, importa referir que nem o EUIPO nem a Comissão Europeia assumem responsabilidade pelas práticas implementadas ou as decisões tomadas pelas autoridades de países terceiros relativamente à legalização de documentos emitidos pelo EUIPO.