Autentificarea sau legalizarea copiilor certificate

În conformitate cu dispozițiile normei 84 alineatul (6) și ale normei 89 alineatul (5) din Regulamentul (CE) nr. 2868/95 al Comisiei de punere în aplicare a Regulamentului Consiliului privind marca comunitară, precum și ale articolului 74 alineatele (4) și (5) din Regulamentul (CE) nr. 2245/2002 al Comisiei privind normele de punere în aplicare a Regulamentului Consiliului privind desenele sau modelele industriale comunitare, Oficiul Uniunii Europene pentru Proprietate Intelectuală (EUIPO) eliberează copii certificate ale cererilor, ale certificatelor de înregistrare sau ale documentelor utilizate în cadrul dosarelor pe care le tratează, precum și extrase certificate din Registrul mărcilor Uniunii Europene sau al desenelor și modelelor industriale comunitare.

În plus, anumite țări terțe solicită autentificarea sau legalizarea copiilor certificate pentru a le putea accepta ca bază pentru o revendicare de prioritate în fața oficiului lor național sau pentru alte revendicări în fața autorităților lor.

În acest scop, la 19 septembrie 2000, Comisia Europeană a adoptat o procedură, publicată în Jurnalul Oficial al Uniunii Europene, prin care Șeful Reprezentanței Comisiei Europene în Spania este autorizat să autentifice semnătura în documentele emise de EUIPO.

Procedura

Solicitările de copii certificate trebuie trimise la EUIPO utilizând formularul corespunzător, „cerere de consultare a dosarului", precizând, în secțiunea relevantă, că respectivele copii sunt necesare pentru a fi depuse într-o țară terță care solicită autentificarea lor și menționând, în spațiul corespunzător, țara terță/țările terțe care solicită legalizarea.

EUIPO eliberează apoi copiile certificate în modul obișnuit și le trimite la Reprezentanța Comisiei Europene în Spania, la următoarea adresă:

În plus, EUIPO va trimite o notificare prin care îl informează pe solicitant că documentele solicitate au fost trimise la Reprezentanță.

După primirea documentelor trimise de EUIPO, Șeful Reprezentanței certifică autenticitatea semnăturii în documentele respective, care sunt trimise apoi la adresa precizată de solicitant în cererea inițială de consultare a dosarului sau pot fi ridicate personal de la sediul din Madrid al Reprezentanței Comisiei Europene.

Dacă se află deja în posesia unei copii certificate, solicitantul o poate trimite prin poștă sau o poate depune personal la sediul din Madrid al Reprezentanței. Documentele care necesită legalizare trebuie însoțite de o scrisoare în care se menționează numele persoanei care solicită legalizarea (adresa poștală și numele persoanelor de contact), țara pentru care se solicită legalizarea și adresa la care se dorește trimiterea documentului sau, dacă se preferă ridicarea personală a documentelor, un număr de telefon de contact.

Trebuie să vă asigurați că, atunci când sunt descărcate direct de pe site-ul EUIPO, copiile certificate imprimate sunt de bună calitate și sunt capsate sau legate în mod corespunzător.

După obținerea legalizării din partea Reprezentanței Comisiei Europene, solicitantul trebuie să urmeze procedurile în vigoare de la Ambasada sau Consulatul țării terțe (de destinație a documentelor) în Spania. Pentru a accepta documente de acest fel, multe țări solicită și o legalizare ulterioară din partea Ministerului Afacerilor Externe al Spaniei.

Le recomandăm așadar solicitanților să ia legătura cu ambasada din țara terță respectivă dacă au nelămuriri referitoare la procedura care trebuie urmată. Adresele de contact ale ambasadelor din țările acreditate în Spania.

În sfârșit, rețineți că nici EUIPO, nici Comisia nu sunt responsabile pentru practicile puse în aplicare sau pentru deciziile luate de autoritățile din țări terțe în legătură cu legalizarea documentelor emise de EUIPO.