Autentisering eller legalisering av bestyrkta kopior

Europeiska unionens immaterialrättsmyndighet (EUIPO) utfärdar bestyrkta kopior av ansökningar, registreringsintyg eller dokument som ingår i de ärenden myndigheten handlägger samt bestyrkta utdrag från registret över EU-varumärken eller gemenskapsformgivningar – detta i enlighet med bestämmelserna i regel 84.6 och regel 89.5 i kommissionens förordning (EG) nr 2868/95 om genomförande av rådets förordning om EU-varumärken och artikel 74.4 och 74.5 i kommissionens förordning (EG) nr 2245/2002 om genomförande av rådets förordning om gemenskapsformgivningar.

Vissa tredjeländer kräver dessutom att sådana bestyrkta kopior autentiseras eller legaliseras innan de godtar dem som grund för ett åberopande av prioritet inför sitt nationella kontor eller för någon annan typ av anspråk inför deras myndigheter.

Den 19 september 2000 antog därför Europeiska kommissionen ett förfarande, som offentliggjordes i Europeiska unionens officiella tidning, där chefen för Europeiska kommissionens representation i Spanien får bemyndigande att bestyrka underskriften på dokument som utfärdats av EUIPO.

Förfarande

Begäran om bestyrkta kopior ska skickas till EUIPO på blanketten ansökan om granskning av akt. På blanketten anges i relevant avsnitt att kopiorna ska användas för registrering i ett tredjeland som kräver att kopiorna är autentiserade. Även det tredjeland/de tredjeländer som sådan legalisering krävs för ska anges på därför avsedd plats.

EUIPO kommer sedan att utfärda de bestyrkta kopiorna på vanligt sätt och skicka dem till Europeiska kommissionens representation i Spanien på följande adress:

EUIPO skickar dessutom ett meddelande till sökanden om att de begärda dokumenten skickats till representationen.

När representationen fått dokumenten från EUIPO kommer representationens chef att bestyrka underskriftens äkthet i dokumenten. Dokumenten skickas sedan till den adress som sökanden angett i den ursprungliga ansökan om granskning eller så kan de hämtas personligen vid Europeiska kommissionens representation i Madrid.

Om sökanden redan har en bestyrkt kopia kan den skickas med post till representationen i Madrid eller lämnas in där personligen. Dokument som ska legaliseras måste åtföljas av ett brev med uppgifter om vem som ansöker om legalisering (postadress och kontaktnamn), det land för vilket legaliseringen söks samt den adress dit man vill att dokumenten ska skickas eller, om man föredrar att hämta dem personligen, ett kontakttelefonnummer.

Det är viktigt att bestyrkta kopior som laddats ned direkt från EUIPO:s webbplats har god utskriftskvalitet och är häftade eller inbundna på vederbörligt sätt.

När väl dokumenten har legaliserats av Europeiska kommissionens representation måste sökanden följa tillämpliga förfaranden vid tredjelandets (mottagare av dokumenten) ambassad eller konsulat i Spanien. Många länder kräver också att sådana dokument även legaliseras av spanska utrikesministeriet innan de godtas.

Vi råder därför sökande att ta kontakt med det berörda tredjelandets ambassad om de inte har klart för sig vilket förfarande som ska följas. Kontaktadresser till ambassader för länder som är ackrediterade i Spanien.

Observera slutligen att varken EUIPO eller kommissionen har ansvar för den praxis som används eller de beslut som fattas av tredjeländers myndigheter i samband med legalisering av dokument som har utfärdats av EUIPO.